La mise en œuvre du Reporting d’entreprise INSIDE au sein du Palais des Festivals et des Congrès de Cannes
Deuxième centre de congrès en France, après Paris, le Palais des Festivals et des Congrès de Cannes est une référence européenne et compte parmi les dix plus importantes destinations de tourisme d’affaires en Europe.
En 2013, il a accueilli plus de 245 000 congressistes pour 39 manifestations professionnelles de stature internationale, qui ont généré 824 millions d’euros de retombées économiques sur le bassin cannois, soit un impact social de 16 936 emplois. Parmi elles, le Festival de Cannes est l’événement le plus médiatisé au Monde après les JO.
L’activité du Palais des Festivals et des Congrès est scindée en trois pôles principaux :
- La gestion du Palais, de son office du tourisme et bureaux satellites
- La commercialisation et la promotion de la ville dans le domaine du tourisme d’affaires et des loisirs
- L’animation événementielle de la cité
Le projet : renouveler un outil de reporting vieillissant et chronophage
En 2014, La SEMEC (Société d’Economie Mixte pour les Evénements Cannois) étudie l’évolution de son logiciel de reporting, acquis en 2003, vieillissant et très chronophage notamment pour l’intégration des données.
L’équipe projet est constituée de Nadine CORNIL-DIEU, Contrôleur de Gestion, Karine CAPPELAERE, Trésorière et Michel OUSTRY, Responsable informatique.
L’objectif de cette migration précise Nadine CORNIL-DIEU est « d’avoir un outil plus performant et rapide pour le contrôle de gestion. Nous devrons avec ce même outil, pouvoir extraire facilement les données financières de l’application Sage FRP Treasury, pour les besoins du service trésorerie et d’exploiter les données comptables issues de l’ERP Qualiac, en vue de produire des analyses fiables et pertinentes. »
En effet, le service trésorerie effectue toujours son reporting manuellement sur Excel, les états disponibles dans Sage FRP Treasury n’étant pas suffisamment synthétiques. De plus, les données comptables sont extraites manuellement de Qualiac via des requêtes Access puis importées manuellement par les utilisateurs.
Ces processus complexes poussent l’équipe projet à étudier la mise en place d’INSIDE, solution orientée utilisateurs qui s’adapte à toutes les exigences de l’entreprise avec rapidité et simplicité.
Les étapes majeures du projet et ses spécificités
La mise en œuvre d’Inside a été réalisée en moins de 10 jours.
« La formation personnalisée dispensée par Finopsys nous a permis de mettre en place en moins de 2 semaines, les principaux tableaux et documents du reporting existant (25 fichiers Excel) » signale Nadine CORNIL-DIEU.
Les données de trésorerie sont extraites de Sage FRP Treasury en temps réel via un connecteur standard. Les données comptables sont extraites de Qualiac automatiquement à l’aide de Talend.
Contrairement à l’ancien outil, les utilisateurs sont plus autonomes et dépendent moins du service informatique. Ils peuvent quand ils le souhaitent ajouter des tableaux, en fonction des différentes demandes formulées en interne. Les données sont restituées selon leurs besoins : données en liste, tableaux croisés dynamiques, graphiques…sous Excel®.
Les bénéfices apportés par Inside
Nadine CORNIL-DIEU indique qu’ « INSIDE leur a permis de gagner beaucoup de temps : passage notamment de 2h30 à 15 minutes pour la production des états de reporting de gestion, de 1h45 à 5 minutes pour le temps d’extraction des données. »
Grâce à INSIDE, les écritures enregistrées en comptabilité sont accessibles au jour le jour, les utilisateurs peuvent construire leurs tableaux facilement, établir rapidement des prévisionnels financiers, ils ont également la possibilité d’analyser les données, jusqu’à l’écriture comptable ou analytique, pour justifier un solde ou un montant.
L’outil permet des analyses flexibles et multidimensionnelles par croisement d’axes (temps, produits, activités, comptes, codes …) sur les bases de données Comptabilité et Trésorerie. Ces analyses sont faites par Société, Direction, Service, Manifestation, Projet, sur des écritures de type « comptable, engagé, budget, etc. »
Nadine CORNIL-DIEU a apprécié sa collaboration avec Finopsys, « les compétences de l’équipe, leur disponibilité, leur flexibilité et leur écoute n’ont été que des atouts pour faciliter la mise en place de ce nouveau produit. »
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