La mise en œuvre de la paie Sage chez EUROFOS
Premier terminal à conteneurs français sur la Méditerranée, implanté sur le golfe de Fos sur mer, EUROFOS manutentionne plus de 600 navires par an et réceptionne stocke, livre, embarque ou débarque près de 400.000 conteneurs. La société emploie en moyenne sur l’année 210 personnes. Son chiffre d’affaires annuel est de 40 M€.
En 2012, EUROFOS se réorganise et doit réintégrer l’élaboration de ses bulletins de paie. La société doit alors se doter d’un outil pour préparer les bulletins de salaires de ses collaborateurs, établir les déclarations obligatoires de fin d’année (DADS-U), vérifier et estimer le crédit d’impôt (CICE).
Le projet est pris en charge par Nathalie Bourgois, Secrétaire Générale chez EUROFOS. Celle-ci prend alors contact avec SAGE, éditeur reconnu dans le domaine de la paie et est mise en relation avec FINOPSYS, intégrateur situé à Aix en Provence.
Le projet : mettre en place une solution de paie fiable, facilement paramétrable et procurant une certaine autonomie d’utilisation en moins de trois mois
La solution recherchée doit remplir différents critères, parmi lesquels :
- Mise à jour régulière des nouveautés sociales et légales
- Adaptation aisée à la convention collective de la « manutention portuaire »
- Mise en œuvre et prise en main rapides de l’outil
- Interface possible avec le logiciel de comptabilité Microsoft Navision
EUROFOS choisit de mettre en place la paie Sage avec le concours de FINOPSYS.
« L’expérience de FINOPSYS dans la mise en œuvre d’un projet similaire* ainsi que la réactivité de l’équipe et le challenge que représentait ce projet nous a conforté dans notre choix » indique Nathalie Bourgois. (Ndlr : projet SIRH FLUXEL – Lavéra)
Les étapes majeures du projet et ses spécificités
Dès le mois de novembre 2012, le groupe de projet réalise l’analyse fonctionnelle. Le paramétrage du logiciel sur site (création de l’établissement EUROFOS, des calculs de paie, des rubriques, des imports, des bulletins, etc…) et la formation sont finalisés en janvier 2013.
Nathalie Bourgois précise que « les équipes ont travaillé en collaboration étroite et intense pendant 3 mois, car l’application devait être opérationnelle pour le nouvel exercice». Les consultants de FINOPSYS réalisent en double avec l’équipe d’EUROFOS la paie de janvier 2013. Après une période d’accompagnement de 2 mois, l’équipe a pu utiliser l’outil en toute autonomie dès le mois d’avril.
La spécificité de l’activité d’EUROFOS ainsi que le mode de rémunération de certaines catégories de personnels ont mené les équipes fonctionnelles et FINOPSYS à créer des centaines de rubriques, des interfaces spécifiques pour la population des mainteneurs et caisse des dockers.
« Nous avons fournis un maximum de données pour incrémenter la base et organisé des séances de travail sous forme de journées exclusivement consacrées à la création de la base EUROFOS » signale Nathalie Bourgois.
Les bénéfices : La Direction a constaté une maîtrise totale du dispositif de paie au sein de l’entreprise
Nathalie Bourgois définie sa collaboration avec FINOPSYS et le SAV par « un excellent relationnel et une bonne réactivité. Equipe compétente et sympathique ».
