Frais professionnels en 2025 : règles, bonnes pratiques et outils RH

En 2025, la gestion des frais professionnels continue d’évoluer avec des ajustements sur les barèmes, notamment dans le contexte du télétravail. Pour les entreprises, bien maîtriser ce sujet est essentiel pour garantir une prise en charge optimale des dépenses des salariés, tout en bénéficiant des exonérations sociales prévues par l’URSSAF.

Laurence Omrani, cheffe de projet paie & RH, le confirme :

« La bonne gestion des frais professionnels, c’est à la fois une question de conformité et de confort salarié. On a tout intérêt à s’appuyer sur des outils ergonomiques pour éviter les erreurs et simplifier les processus. »

✅ Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?

Les frais professionnels sont les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ils sont indispensables à l’exécution de ses missions et comprennent généralement :

Les frais de déplacement (transport, indemnités kilométriques…)
Les frais de repas
Les frais d’hébergement
Les frais de télétravail (internet, électricité…)
Les frais de déménagement professionnel

Ces frais sont remboursés par l’employeur, soit sur justificatifs, soit via une indemnité forfaitaire.

🧾 Deux modes de remboursement

1. Remboursement sur justificatifs

Le salarié fournit les pièces justificatives (factures, tickets, etc.) et est remboursé à hauteur des dépenses engagées. Ce mode reste le plus précis, mais demande une gestion rigoureuse.

« Ce modèle reste incontournable pour les frais ponctuels ou élevés, mais sans un bon outil, le suivi peut vite devenir chronophage », souligne Laurence Omrani.

2. Indemnité forfaitaire

L’employeur verse une allocation fixée selon les barèmes URSSAF. Ce système simplifie le traitement administratif, sans exigence de justificatifs, tant que les plafonds sont respectés.

« Chez Lucca, la mise en place des barèmes URSSAF dans l’outil permet aux RH de rester dans les clous sans effort manuel. C’est un vrai gain de sécurité. »

La gestion des notes de frais professionnels, en 2025

💡 Les exonérations de cotisations sociales

Les remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales, si certaines conditions sont respectées :

La dépense est liée à l’activité professionnelle
Les plafonds URSSAF sont respectés
Les dépenses sont justifiées, sauf en cas de forfait dans la limite autorisée

🏡 Télétravail : des frais mieux encadrés

En 2025, les barèmes liés au télétravail ont été revalorisés pour mieux refléter les réalités du terrain :

2,60 € par jour de télétravail, plafonné à 57,20 € par mois, peuvent être versés sans justificatif.
En cas de dépenses supérieures, un remboursement sur facture est possible.

🛠️ Les bonnes pratiques à adopter

Pour éviter les erreurs et les redressements, une gestion professionnelle s’impose.

Voici quelques bonnes pratiques recommandées :

Définir une politique claire en interne (types de frais remboursables, modes de prise en charge…)
Digitaliser la gestion des notes de frais avec un logiciel adapté
Former les équipes RH et les salariés aux règles URSSAF
Archiver correctement tous les justificatifs

« Le vrai plus d’un outil comme Lucca, c’est l’expérience utilisateur : scan des justificatifs depuis l’appli, reconnaissance automatique des données, compatibilité avec les outils comptables… tout est pensé pour que ça roule », explique Laurence Omrani.

📱 Focus outil : Lucca, une solution made in France

Parmi les solutions de gestion des frais professionnels, Lucca Notes de Frais (anciennement Cleemy Notes de Frais) tire son épingle du jeu grâce à une interface intuitive et moderne, plébiscitée autant par les RH que par les salariés.

Prise en main rapide
Application mobile avec scan en temps réel des justificatifs
Reconnaissance automatique des données (OCR)
Valeur probante des justificatifs numériques
Synchronisation fluide avec les logiciels comptables

« La mobilité est essentielle aujourd’hui. Pouvoir faire sa note de frais dans le train, en déplacement, ou depuis chez soi, c’est un confort que les collaborateurs apprécient vraiment. »

📱 Focus outil : Notilus, pour la gestion des déplacements professionnels

Pour les entreprises dont les collaborateurs sont souvent en déplacement, le choix d’un outil dédié est essentiel.

Notilus se distingue par sa capacité à centraliser la gestion des frais de déplacement, du voyage à la note de frais, tout en assurant une parfaite conformité réglementaire.

Points forts de la solution :

Gestion complète des déplacements (réservation, itinéraire, validations internes)
Intégration native avec la gestion des frais professionnels
Application mobile pour la saisie et la validation en mobilité
Connectivité avec les logiciels comptables et les agences de voyage
Reporting et suivi des budgets déplacements

Notilus apporte une réponse robuste aux enjeux de mobilité professionnelle.