Comment mettre en place une gestion du télétravail efficace ?

Le télétravail permet à vos salariés d’exercer leur activité professionnelle, totalement ou en partie, hors des locaux de l’entreprise grâce aux TIC (technologies de l’information et de la communication). Cette pratique s’est développée avec la pandémie de Covid-19 et la mise en place d’interdictions de déplacements, qui ont entraîné une impossibilité de se rendre sur le lieu de travail.

Si certaines entreprises ont conservé cette pratique depuis la fin de la crise sanitaire, satisfaites des résultats obtenus, son organisation peut parfois s’avérer être un véritable casse-tête. Finopsys vous révèle comment mettre en place une gestion du télétravail efficiente.

L’importance d’instaurer une gestion du télétravail

Chaque entreprise est libre de mettre en place le télétravail au sein de son organisation. Vous n’avez aucune obligation : le télétravail n’est pas en soi un droit pour le salarié. Cependant, certaines circonstances exceptionnelles peuvent empêcher vos salariés de se rendre sur le site de leur entreprise (pics de pollution, nouvelle pandémie, pénuries de carburant…). Il est donc important d’anticiper une gestion du télétravail efficace pour que votre activité ne soit jamais paralysée. De plus, cela offre de nombreux avantages pour les salariés (économies de temps de transport, meilleure productivité…) et pour les entreprises (meilleure production, économies d’échelle, baisse de l’absentéisme…).

Si les avantages du télétravail sont indéniables, il peut paraître compliqué de le mettre en place et de le gérer quotidiennement : application de la charte de télétravail, atteintes des objectifs de chaque salarié, anticipation du nombre d’employés en présentiel et de la capacité des sites, déclaration des jours télétravaillés, communication entre les équipes, planning…

"En effet, les Directions RH doivent relever de nouveaux défis et surtout adapter leurs processus internes", confirme Manuel Cambra, Dirigeant de Finopsys, afin :

• d’assurer une communication de qualité entre les équipes,
• de maintenir une culture d’entreprise forte,
• de ne pas altérer la performance et la productivité des salariés,
• de garder un équilibre la vie professionnelle et la vie personnelle.

La sécurité et la confidentialité des données restent des points de vigilance majeurs. Il est primordial de s’assurer que les employés aient accès à des outils sécurisés, afin de protéger les informations sensibles.

Comment gérer le travail à distance ?

L’intégration d’un logiciel de gestion du télétravail est un avantage indéniable pour que le travail à distance au sein de votre entreprise soit efficace et constitue un outil d’amélioration de vos performances.

Une solution logicielle permet de mettre en place un planning partagé et de savoir précisément quels sont vos collaborateurs en télétravail et quelles sont les places disponibles dans vos locaux : le taux d’occupation de vos bureaux est ainsi maîtrisé. Vous pouvez vous assurer que la charte de télétravail de votre entreprise est bien respectée par vos salariés, mettre en place une semaine type pour gagner du temps et n’être sollicité que pour les demandes qui dépassent les limites définies par votre charte.

"Le télétravail est devenu une « banalité » dans l’organisation de l’entreprise. L’automatiser apporte de nombreux bénéfices à vos équipes RH, au même titre que la digitalisation des fonctions RH dans leur globalité. Des outils experts permettent de gagner du temps et en efficacité." indique Manuel Cambra.

Découvrez le logiciel de gestion du télétravail Timmi Office

Afin de vous aider à optimiser ce mode de travail, Finopsys intègre le logiciel de gestion du télétravail Timmi Office, conçu par l’éditeur de SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) Lucca. Votre charte sert de base au paramétrage de Timmi Office et vous permet de faire appliquer votre politique en la matière, tel que le nombre de jours de télétravail autorisé. En un clic, vos collaborateurs peuvent indiquer comment ils s’organisent et des notifications leur sont envoyées en cas d’oubli. Vous avez une vision sur l’ensemble de vos sites et vous pouvez ainsi optimiser vos économies d’échelle.

Timmi Office de Lucca est une solution logicielle simple d’utilisation qui vous permet d’encadrer le télétravail tout en restant flexible.

Une solution logicielle comme Timmi Office vous permet de gérer simplement vos problématiques en lien avec le télétravail régulier. Vos collaborateurs saisissent rapidement leurs lieux de travail avec la « semaine type », les managers savent d’où travaillent leurs équipes. Vous optimisez par ailleurs l’espace avec le flex office et faites appliquer aisément la charte de télétravail.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités du logiciel de gestion du télétravail Timmi Office de l’éditeur Lucca, n’hésitez pas à contacter Finopsys.