Comment gérer les congés et absences à l’approche des vacances ?

La gestion des congés, notamment ceux des vacances d’été, est généralement un véritable casse-tête pour les responsables des ressources humaines. Vos collaborateurs souhaitent profiter des grandes vacances, partir en famille ou en voyage, afin de faire une vraie coupure pour recharger les batteries. Tout le monde voudrait partir en même temps (le plus souvent en juillet et en août) mais vous devez vous assurer de la continuité de votre activité.

La gestion des congés et des absences doit donc être anticipée pour le bon fonctionnement de votre organisation et éviter les frustrations de vos collaborateurs qui ne pourraient pas prévoir leurs congés comme ils le souhaitent. Finopsys vous présente une solution entièrement digitale pour une gestion des congés d’été efficace et rapide.  

Pourquoi anticiper la gestion des congés et des absences ?

La gestion des congés d’été est une période redoutée pour les responsables RH. C’est une activité chronophage et à faible valeur ajoutée. Il faut faire les soldes de congés payés (afin d’éviter les reports d’une année sur l’autre), un point sur les souhaits de chacun, relancer vos collaborateurs, mettre en place des tableaux de bord et planning… Si certaines entreprises décident des fermetures annuelles (strictement encadrées par la loi), toutes ne le peuvent pas et doivent assurer la continuité de leur activité : il est impératif que tout le monde ne parte pas en même temps pour assurer les affaires en cours et le suivi client.

Chaque salarié a le droit à 30 jours ouvrables de congés payés par an et souhaite pouvoir les utiliser comme bon lui semble en fonction de leurs situations personnelles. Cependant, il revient à l’employeur de définir la prise de congé et l’ordre des départs. Toutefois, vous avez l’obligation d’accorder à vos collaborateurs deux semaines de congés continues entre le 1er mai et le 31 octobre. Une gestion des congés d’été réalisée en amont et en toute transparence permet à vos salariés de connaître et de comprendre votre politique de gestion des congés et absences et d’instaurer un climat serein dans votre entreprise.

"Plusieurs difficultés liées à la gestion des congés d'été peuvent être identifiées : la gestion des demandes des salariés, la coordination des plannings, la répartition des ressources et la nécessité d'une communication et d'une planification adéquates. Une gestion proactive et des outils appropriés peuvent contribuer à atténuer ces difficultés et à assurer une gestion efficace des congés d'été."

Facilitez la gestion des congés d’été grâce à Timmi Absences !

Vous souhaitez gagner du temps et vous passer du traditionnel fichier Excel pour organiser les congés payés de vos salariés ? Un logiciel de gestion des congés et des absences est incontournable.

Utiliser un logiciel de gestion des congés a plusieurs avantages pour les collaborateurs, les managers et la direction des ressources humaines. Il permet tout d’abord d'automatiser les tâches liées à la demande, à l'approbation et au suivi des congés. Cela réduit considérablement la charge de travail administrative et évite les erreurs.

Il permet aussi de centraliser toutes les informations relatives aux congés des employés. Cela facilite l'accès aux données, évite les doublons et permet une vision claire de la disponibilité des employés à tout moment. Les responsables peuvent ainsi planifier les ressources de manière plus efficace et éviter les conflits de calendrier.

Les collaborateurs ont également accès à un système transparent et équitable pour faire des demandes de congés. Les critères d'attribution des congés sont clairement définis et appliqués de manière cohérente pour tous les employés. Cela favorise un environnement de travail équitable.

Finopsys, intégrateur Lucca, vous recommande à ce titre le logiciel Timmi Absences de l’éditeur de SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) Lucca. Il prend en compte les règles de gestion de votre entreprise (quel que soit votre accord de branche ou votre convention collective) et gère toutes les absences (arrêts-maladies, congés sans solde, événements familiaux…) et congés payés de vos collaborateurs. Naturel et intuitif, il permet à vos salariés d’effectuer leurs demandes de congés payés et vos managers les acceptent ou les refusent en un seul clic. Les plannings de congés sont disponibles pour vos salariés et vos managers en temps réel. Vous avez ainsi une vision en temps réel sans action de votre part.

Spécialiste des problématiques de gestion et de leurs solutions logicielles, notre équipe est en mesure de vous conseiller sur les logiciels de gestion des ressources humaines pour votre entreprise. Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités de Timmi Absences de l’éditeur Lucca, n’hésitez pas à contacter nos experts Finopsys.